現在新しい働き方として、テレワークやリモートワークなど様々な働き方が広がりつつあります。自宅で仕事の効率を上げるためには、スケジュール管理が非常に大切。そこで今回は、スケジュールの上手な作成方法や、管理する際のポイントについてご紹介していきます。
スケジュール管理の達人になれる方法もお伝えしますので、「うまくスケジュール管理が出来ない」と、言う人はぜひ参考にしてみてくださいね♪
『スケジュールがうまく立てられない』その原因とは？
あなたは毎日、効率的なスケジュールを立てて行動していますか？「完璧です！」と答えれる人は恐らく少ないのではないでしょうか？
効率的なスケジュールを作成して、それを予定通りに遂行することができれば、仕事もうまくいき自分の時間も増えるだけではなく、同僚や上司からの評価もアップします。
では「スケジュールがうまく管理できない」という場合は、どんな原因があると考えられるのでしょうか？その3つの原因について詳しく見ていきます。
予定やタスクを管理する場所がバラバラ
あなたはスケジュールやタスクをどのように管理していますか？もしかしたら「スケジュールはこのアプリ」「タスクはメモ帳」「プライベートの予定はスケジュール帳」など、別々の場所で管理していませんか？
予定やタスクには「会議や商談などの予定」や「自分自身のタスク」の他にも、急な予定外の業務が入る可能性は十分に考えられます。こうした「予定」や「タスク」を管理するためには、できるだけ１ヶ所にまとめて管理した方が効率的です。バラバラに管理してしまうと「大事な会議の時間や日付を間違えたり」「大切な用事を書き込み忘れてしまったり」と、ミスが増えてしまいます。それを防ぐためにも、予定やタスクを管理する場所をあらかじめ決めておきましょう。
仕事を終えるまでにかかる時間がわからない
あなたは自分の仕事のだいたいの時間を把握していますか？「この仕事は何分くらいで終わらせる事が出来るか？」おおよそで良いので把握しておきましょう。
業務を終えるまでの時間をだいたい把握しておかないと、「仕事に遅れが出てしまったり」「スケジュール通りに進められなくなったり」しまいます。
納期が遅れてしまうと、周囲からの評価も下がってしまうため気を付けたいですよね！まず仕事にかかる時間をだいたい想像して、そこから逆算しながら仕事をこなしていきましょう。
無理な予定を立てている
真面目で責任感の強い方ほど、仕事の予定を詰めこんでしまう傾向にあります。
しかし、スケジュールに余裕を持たないと、ひとつの仕事が長引いてしまった際に、他の仕事にまで影響を与えてしまう可能性があります。仕事をできるだけ能率的に進めたいという気持ちはもちろん大切ですが、その後の予定が変わってしまうこともあるため、スケジュールにある程度余裕を持たせて仕事を行っていくことも必要です。
ここが重要！スケジュール上手に作成するための3つのステップとは？
スケジュールがうまく立てれない原因は、お分かりいただけましたでしょうか？
仕事を効率的に、なおかつ確実に進めていくためには、事前に綿密なスケジュール設定を行うことが非常に重要となります。そこでつぎは、スケジュール作成の際に気を付けたい、3つの段階についてご紹介します。
①タスクを洗い出し、かかる時間を割り出す
まずは、今日中に行う必要のある業務やタスクを洗い出してみましょう。場合によっては、「１週間」「１月単位」でスケジュールを立てる必要があるものもあるかもしれません。
ピックアップしたら、それぞれの業務にどのくらいの時間がかかりそうなのかを割り出してみてください。さらに新しい業務に取りかかる際は、同僚などに相談して予定を立てたり、少し余裕のあるスケジュールにすることも大切です。
②優先順位をつける
次はタスクに優先順位をつけていきます。重要な業務や緊急性の高いタスク、また難しい業務や大きな成果が得られるタスクなど、それぞれの枠組みで考えていくと優先順位をつけるヒントになります。
③スケジュールを調整する
優先順位を考えた上で一通り予定を立てたら、それを元にスケジュール調整をしていきます。また、その業務やタスクを完了するまで一体どのくらい時間がかかるのか、長期のプロジェクトの場合は、もっと長いスパンでスケジュールを考える必要もあります。
スケジュール管理を効率的に行うことで気持ちにも余裕が生まれます。また素早い判断力を持つをすることで無駄な時間を省き、他の仕事にかける時間をさらに増やすことも可能になっていきますよ！
まとめ
今回は、「スケジュール通りに仕事が進まない原因」や「スケジュール管理のポイント」について詳しく見てきました。
リモートワークやテレワークでは、各々の仕事を遂行する能力が、周囲からの自身の評価にもつながります。自分らしく仕事を進め成果を上げるためにも、スケジュール管理をしっかりと行うことが大切です。
スケジュール管理をマスターして自分をレベルアップしていきたいですね！
