新型コロナウイルスの影響で、在宅の仕事が増え、今までとは違った仕事の流れになり、戸惑ってしまっている方はいませんか？もしかしたら、仕事が在宅になり通勤時間や出社への準備の時間が減り、気持ちも楽になったと言う方も多いのではないでしょうか？
「もし時間にが出来たらあなたは、何がしたいですか？」私も在宅をしている日もあるのですが、すこし余裕があると少し手の込んだ料理を作りたくなります。では、すこし仕事が楽になるライフハックをお知らせします。
①仕事の見える化
仕事をしていると、業務を同時に進行しなければ行けない事もあります。色々あると「ここの取引先にメールを送ったっけ？」「納期確認したっけ？」など、毎回確認していると時間がかかってしまい効率が良くないですね。
まずは自分の仕事は何か、時間があればマニュアルを作成します。流れが分かると優先順位が見えてきやすいので是非実践してみてください。
②タスクを管理する
「紙」や「アプリのメモ」に何をするかを書き出します。
また、結婚や、育児などでライフステージが変わると仕事にかける時間もまた変わってきます。結婚したら、夕飯の料理を作ったりするのが必要ですよね。育児では、子ども達が熱を急に出してしまったりする事もあるかもしれません。
すると、仕事にかける時間や任される仕事は変わってくるので、自分のタスクは、何かを考えてもう一度見直して見ましょう。考えて効率があがる動きを見つける意識する事で必然的に効率は上がってきます。
③時間を決めて終わらせる
「早く終らせる事が出来る仕事はすぐに！」自分の仕事で早く終わる仕事は、時間を決めて終わらせます。
例えば、デスク上の掃除ですが、少しの拭き掃除や書類の整理整頓だったら１時間もかかりませんよね？その時時間を測ってみて、目標時間を決めてみてください、そっちのが楽しくて、ゲーム感覚でやるのも楽しくなります♪もし、時間以内に終わらなかったりしても、再度時間を設定してやってみましょう。次第に必要な時間も短縮されていきますよ？
④自分の予定を把握する
今日１日のスケジュールも大切ですが、今週の予定は把握していますか？
会社によっては全員の予定をアプリで管理している会社もあります。その場合、おおよその予定を１週間、１ヵ月で入力します。色分けをすることによってお客様とのアポイントや社内での予定などを分けて工夫している会社もあります。自分の予定は「週単位」「月単位」でも把握するようにしましょう。
⑤時間の使い方
あなたは、どの時間が作業効率が１番良いか考えた事はありませんか？人によっては午前中、またはお昼後と答える方もいらっしゃる方もいて人それぞれだと思います。作業に集中出来るときに、難しい仕事をした方が良いですよね。
仕事が果たして集中力を使う仕事、またはそうではないのかをしっかりと分けておきましょう。同じ時間を使うなら、集中できる方が良い方がいいですよね。
⑥ある程度は手を抜こう
仕事をうまくこなすには、手を抜ける仕事に関しては手を抜きましょう。もちろん、手を抜いてはいけない仕事に関しては手を抜いてはいけません。
「どこで手を抜くのか」「手を抜いていいのか」を適切にをしっかりと考えましょう。常に、気が抜けないと言う方や、どこで気を抜いていけばいいのか分からないと言う方もいると思います。そんな時は休んでみる事も大切です。
適度に手を抜きながら効率よく仕事を進めましょう。
⑦「ほうれんそう」は簡潔に
ほうれんそう？食べ物の？と一瞬思いましたか？社会人ならみなさん一度は聞いたことがあるのではないでしょうか？「報告」「連絡」「相談」です。
上司・同僚・後輩どの立ち位置の方に仕事をする際にも必ず必要なものですね？「ダラダラと報告する事」「説明が分かりにく２度手間、３度手間がかかってしまう」ような事はとても時間の無駄です。
「上司から言われた事」「伝えたい事」をメモして見直してから伝えてみましょう。
⑧ラインや電話を切る
電話やラインが来るたびに気になってしまうと、集中力が切れてしまって中々作業がはかどりません。
仕事は集中することが一番です。そんな時は意図的に「ライン」や「電話」の通知を一時的に切り、集中する状態を作る事も大切です。
⑨仕事後に楽しい予定を作る
仕事の後に楽しい予定を入れる事で、本当に時間以内に終わらせようという気分になります。
楽しい予定があれば「何時までには仕事を終わらせて行くぞ！」になりますよね。仕事の後に楽しい予定を入れてみましょう。
⑩自分の回りにあるものを整理整頓をする
身の回りを整理して自分の欲しいものを近くに配置すようにしましょう。
必要なモノが必要な時に１分で取れるのと１０分で取れるものではかなり大きな違いがあります。常日頃から自分のまわりに不要なものがないかを探して、整理整頓をして捨てましょう。
モノを整理することで効率があがったケースは数多く報告されていいますので、整理整頓は大切です。
⑪目標を決める
「この作業には４時間かかってしまったけど、今日は３時間半」「明日は３時間」と目標を決める事も大切です。少し達成が難しい場合は、あえて「誰かに伝える」ことも目標達成に効果があります。
周りの人に目標を言うと「言ってしまったからには目標に向けて頑張る！」という心理が働き、努力しなきゃいけないという気持ちになります。「空いている時間に仕事を終わらせてやるぞ！」という「踏ん張ってなんとかするぞ」という気持ちが大切です。
自分なりに「得意」「苦手」という分野が何とか分かって来ますので、それを把握しておくと大きな強味になります。毎日目標を決めて達成させることで成長する事ができるのです。
⑫目標から逆算する
目標を達成するに計画を反対から考えて行くことも大切です。
なぜなら、途中で別の仕事が入ったりをしたり、体調が悪くなったりする等不測の事態があったりするからです。できれば余裕を持って計画するようにしましょう。すこし余裕をもって仕事を進める事によって、自分も安心する事ができます。
余裕を持った逆算をすることによって心にも余裕が生まれ、焦りやミスも減り仕事の質も向上するので是非実践してみてください。
⑬生活習慣をパターン化する
朝、時間がなくバタバタ。朝ごはんもまともに食べれない。髪の毛も、メイクも出来ず出社なんて事はありませんか？
電車に乗る時にはぐったり・・・・・。そんな状態で仕事の質は向上しません。寝る前に「明日着ていく洋服」と「朝ごはんの下ごしらえ」をして置くなどの習慣をしっかりつけておく事が大切です。
⑭通勤時間の使い方
みなさん、通勤時間は何をしていますか？
もちろんぼーっとする時間も大切ですが、「効率よく時間を使えていない」と思う方は、電車の中は「仕事を始める時間の準備」だと思ってください。通勤時間は本を読んだり、英会話のyoutubeを聞いたりすることができます。職場に着くまでに頭が活性化されて、とてもおすすめです。
まとめ
いかがですか？
今回は仕事の効率を上げる方法を１４選をご紹介しました。少しでも無駄な時間を減らして自分にとって楽しい時間が増える事が何よりも嬉しいですね。「時は金なり」ということわざがあるように、時間はお金には変えられないのもです。無座にせずに、大切に使っていきたいですね。
