会社全体で「働き方を変えよう！」「生産性を高めよう！」と、いろいろな取り組みを実施している企業もあるかもしれません。とはいえ、「定時で帰れるなら帰りたい！」「生産性をあげようと思うけど、どうすれば…」と思う方もいるのではないでしょうか。
生産性の高い仕事ができれば、心に余裕が生まれ、生活にも余裕が生まれます。今回は、「生産性アップ」を実現するための３つのポイントをご紹介します。
①生産性をあげる
「毎日忙しいけど、やるべきことは山積み」「どんなに頑張っても、仕事は次から次へと降ってくる」そんな状況になってしまってはいませんか？
どこかで「自分を休ませてあげたい」「生産性もあげた」と思いながらも、『目の前の仕事の忙しさからなかなか手がつかない…』という方もいるかもしれません。
とめどない忙しさから脱却するためには、「仕事の生産性をあげる」ことが重要です。効率よく仕事をし、短い時間で成果を最大化できれば、心に余裕が生まれ、プライベートでも仕事でも、また新しい挑戦ができるようになります。そうすれば好循環が生まれ、より自分らしく、イキイキと働くことにもつながるかもしれません。
生産性をあげる2つの方法
「生産性をあげる」という点においては、ふた通りの考え方ができます。
より短かい時間で今と同じ成果を出す
1つ目は、「時短術」などとも言われますが、より短い時間で同じ成果をだすことです。インプット量（業務にかける時間）を減らすことがポイント、同じタスクでもより短い時間でこなすことができ、再現性のある形にできれば、それは生産性が向上したということです。
同じ時間でこれまで以上の成果を出す
2つ目は、かかる時間は同じでも、これまで以上の成果を出すこと。
インプットを変えずに、アウトプットの量（業務の成果）を増やすことがポイントです。業務時間内の無駄な時間を削減して、より多くの仕事をこなしたり、より高いクオリティのアウトプットをしたりすることが、生産性をあげるということです。
「残業した分、成果が上がった」ことは生産性アップではない
もちろん、成果を最大化させることは大切なミッションですが、残業をして成果をあげても、それは生産性があがったことにはなりません。単に「仕事かけた時間」が多くなっただけであり、それ以上の成果を出すためには、際限なく働き続けるほか、選択肢がありません。
これでは、いつの日か限界がきてしまいますし、体を壊してしまう可能性も。「成果を最大化する」ことを考えるのであれば、「長く働くこと」ではなく、「短い時間でより大きな成果を出すスキル」が必要なのです。
②順を追って改善しよう
生産性をあげるための2つの方法をご紹介しましたが、恒常的な生産性アップを狙うのであれば、自分自身の仕事の仕方を段階的に改善していくことが必要です。今の自分の状況を振り返ってみて、改善に着手するポイントを見極めましょう。
短時間で今と同じ成果を出すための「決めごと」３ルール
より短い時間で、同じ成果を出すために、下記の3つの「決める」をルール化してみましょう。
①1日の労働時間制限を決める
その日の労働時間に自分で上限を設けましょう。昨日20:00まで働いたのであれば、今日は19:00までなど、朝仕事をはじめる前に決めてしまいます。
制限時間を設けたら、その時間までに何時間あるか数字で把握します。始業時間が9:00で、19:00を目標にするのであれば、休憩時間を除いて9時間。この9時間で、どれだけの仕事をこなすかを考えましょう。
②業務ごとの時間を決める
1日の仕事の制限時間を決めたら今日のタスクをいつのタイミングでどのくらいのスピードで進めなければいけないかを考えて試算し実行します。
もしかしたら、時間配分がうまくいかないこともあるかもしれません。それでも「毎日めげずに業務にかかる時間を意識し続けること」この思考と実践の繰り返しが、生産性アップの習慣になります。
③やりたいこと・余暇の時間を決める
労働時間の上限を決めて、業務ごとの時間を決めても、どうしてもズルズルと残業してしまうこともあるかもしれません。
そんな時は、先にやりたいことの予定や余暇の時間を決めてスケジュールに入れてしまいます。「こんな短い時間じゃ無理でしょ！」と思えるくらいの目標であればあるほど、頑張りがいがあるというものです。「絶対にこの時間には終わらせなければいけない！」という健全な危機感があれば、自分の作業スピードはあがります。
③ 同じ時間で成果をあげるための「集中」３ルール
同じ時間であっても、今まで以上の成果を出すために、下記の3つの「集中」をルール化してみましょう。
①「成果につながるタスク」に集中する
同じ時間で生産性をあげるには、業務スピードをあげるだけではなく、「成果に対するインパクトの大きいタスク」を見極めることが必要です。
優先して取り組むべきは、「少ない時間で効果の高い施策」です。この観点から施策を取捨選択し、PDCAを回しながら、成果インパクトの大きいタスクを見つけ、その１点に集中して取り組んでみましょう。
「集中」と「非集中」を線引きする
「自分は集中力に自信がある！」と思っていても、1日8時間集中し続けられる人はなかなかいません。どこかでふっと集中力が途切れることもあるでしょう。
人間の集中力の限界は、諸説ありますが、そう長く続かないことは確かです。より質の高い集中力を得るためには、定期的な「休憩」も必要です。おすすめなのが「ポモドーロ・テクニック」と呼ばれる時間管理術。これは、25分間の作業と5分間の小さな休憩を繰り返す、30分単位のタイムマネジメントです。
「集中」と「非集中」の時間を意図的につくり、同じ1時間でも、クオリティの高いアウトプットを目指しましょう。
「集中できる時間・環境」を考える
もうひとつ、大切なポイントは、自分が集中できる時間や環境を知っておくこと。脳科学者の茂木健一郎さんによれば、「朝起きてからの3時間は、脳が最も効率よく働くゴールデンタイム」だそうです。
重要なタスクやクリエイティブな思考が必要な仕事は、朝のうちに片づけておくと効率がいいようです。逆に夕方は、どうしても集中力が切れてしまいがち。そんな時には、思考回路をフル活用しなくてもいい単純作業をスケジューリングしておくといいかもしれません。
また、人によって集中できる環境にも違いがあります。ざわざわとしたオープンスペースでも高い集中力を保てる人もいれば、個室のようなクローズドスペースの方が集中できる人もいます。
自分の集中の性質を理解しておくと、より効率的で生産性の高い1日をつくることができるでしょう。
まとめ
仕事の状況によって変わる、2種類の生産性アップ3ルールをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
まずは、もう少しだけでも短い時間で同じ成果を出すこと、そして同じ時間でもより高い成果を目指してみること、この２ステップに挑戦してもらえたらうれしいです。
最近は、時短勤務制度を利用して、育児と仕事を両立する女性も多くいますよね。今後のライフイベントを考えれば、両親や祖父母の介護などで時短勤務が必要となる場合もあるかもしれません。しかし、「こどもと一緒にいる時間をつくりたい」「両親といる時間も大事にしたい」「仕事でも、責任あるポジションに挑戦したい」と、バランスよく両立していたいと考える方は多いように思います。
先々のライフイベントを考えた時に、何があっても「自分らしく働く」ことを実現するためには、ビジネスシーンで必要とされるスキルがあるに越したことはありません。「生産性の高い仕事術」も、そのスキルのひとつだと思います。
これからライフイベントを考える人は、ぜひ「生産性アップ」を意識しながら、日々の仕事に取り組んでみてくださいね！
